2．出展展品的運輸計劃
　　參展商的展品參加境外展覽，則展品須在開展前三周送達展覽現場，因需辦理一些清關方面的手續。按常規，運輸代理會提供一個時間表，就是展品必須在什么時間內到達其指定的海港或空港。例如，我方展品在9月中旬要到南非的港口。就需先估算中間這段運輸所需的時間，分別計算海路或空運的時間，再確認國內離境航班或船只的出發時間。若南非展會指定約翰內斯堡港口，就需考慮一個月的時間。
　　根據上海離境的船期適當提前一兩天的余量，在前一個星期內準備好所有展品的單證進行報關、裝箱、上船。因此，在前三個星期就需向客戶收集展品的具體信息，明確展品的總貨量，包括重量、金額和體積數等，再安排定倉。根據貨物的體積數預定集裝箱。空運也是如此。國內貨物上船后船塢公司會出提單，空運也有空運單，將準備好的提單和相關單證后用快捷方式交給對方，或事先發傳真、Email給對方確認，如有問題，國內承運商還可以及時更改。此外，要把船期（預讓展品到達時間）也告訴對方，以便其根據船期和單證的要求到海關去報關等。